ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์สหภาพแรงงานไทยเรยอน จำกัด
ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์
แก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2)

     อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับของสหกรณ์ข้อ 107(11) และข้อ 79(8) ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการชุดที่ 19 ครั้งที่ 14 วันที่ 8 สิงหาคม 2544 ได้กำหนดระเบียบว่าด้วยการเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ ดังต่อไปนี้
     ข้อ 1. ระเบียบนี้เรียกว่า "ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์สหภาพแรงงานไทยเรยอน จำกัด ว่าด้วย การเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ. 2544"
     ข้อ 2. ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 17 กรกฎาคม 2544 เป็นต้นไป
     ข้อ 3. ให้ยกเลิกบรรดาประกาศ มติที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ระเบียบอื่นใด ที่มีอยู่ก่้อนวันใช้ระเบียบนี้ ซึ่งมีข้อกำหนดขัดแย้งกับระเบียบนี้ทั้งสิ้น
     ข้อ 4. การเก็บเอกสารในระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานที่เกี่ยวข้อง
     ข้อ  5.  การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วให้พนักงานฝ่ายเลขานุการแยกเอกสารนั้นๆ เป็นเรื่องๆ เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้มทั้งทำบัญชีหน้าเรื่อง หรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้มด้วย เอกสารใดซึ่งไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวได้ ให้มัดรวมเข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่รวมไว้ในที่เดียวกัน พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องประจำหมวดหมู่ เสร็จแล้วให้ทำสารบัญเรื่องหรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้นๆ ด้วยเพื่อความสะดวกและความรวดเร็วในการค้นห้าเป็นสำคัญ
     เมื่อทำการตรวจบัญชีประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้วให้พนักงานเก็บเอกสารรวบรวมเอกสารที่ทำการตรวจแล้วนั้นเก็บไว้ในที่อันปลอดภัย
     ข้อ  6.  ให้พนักงานผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้นๆ หรือพนักงานที่เก็บรักษา ระมัดระวังเอกสารให้อยู่ในสภาพเรียบร้อยและปลอดภัย ถ้าชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้งานเหมือนเดิมหากสูญหายต้องทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้
     ข้อ  7. การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
     7.1 ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ประโยชน์ประการใด
     7.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้พนักงานเก็บ และลงชื่อในสมุดทะเบียนยืมเอกสารและพนักงานเก็บรวมหลักฐานในการยืมเรียงลำดับ วันที่ เดือน พ.ศ. ไว้เพื่อความสะดวกในการติดต่อทวงถาม
     7.3 การยืมเอกสารของสหกรณ์ต้องได้รับอนุญาตจากประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ หรือผู้จัดการ
     7.4 ในกรณีที่เอกสารต้องเก็บเป็นความลับ ห้ามพนักงานผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น หรือพนักงานผู้เก็บอนุยาตให้บุคคลภายนอกขอยิืมดู หรือคัดลอกเป็นอันขาดเว้นแต่ผู้มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ หรือเกี่ยวกับการดำเนินคดี
More >>

     ข้อ 8.  ตามปกติกเอกสารจะต้องเก็บไว้มีกำหนดไม่น้อยกว่าสิบปีส่วนเรื่องที่เก็บไว้ที่เห็นว่าไม่มีประโยชน์หรือเป็นเรื่องธรรมดาสามัญจะเก็บไว้ไม่ถึงสิบปีก็ได้โดยจำแนกเป็น 3 ประเภท คือ
     8.1 เอกสารที่มีละักษณะดังต่อไปนี้ให้คงเก็บรักษาไว้ตลอดไปคือ
     ก. หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานของสหกรณ์ตลอดไป เช่น เรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งสหกรณ์ ข้อบังคับ ใบสมัครเข้าเป็นสมาชิก ทะเบียนสมาชิก รายงานกิจการประจำปี สถิติต่างๆ ตลอดจนหลักฐานหรือเรื่องที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าต่อไป
     ข. หนงสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี หรือสำนวนของศาลอัยการ หรือสำนวนของพนักงานสอบสวน
     8.2 เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าสิบปี คือหลักฐานทางการเงินต่างๆ
     8.3 เอกสารที่เก็บไว้ถึงสิบปีแต่ไม่ต่ำกว่าห้าปี เช่น  หนังสือขอเปลี่ยนแปลงค่าหุ้นสะสมรายเดือน  หนังสือขอลาออกจากสหกรณ์  คำขอกู้เงินทุกประเภท หนังสือเข้า     หนังสืออกจากสหกรณ์ เป็นต้น

More >>

ระเบียบสหกรณ์ฯ ว่าด้วยการเก็บรักษา ยืม และการทำลายเอกสาร ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2544

     ข้อ 9. ในปีหนึ่งๆ ให้พนักงานตรวจสอบเอกสารที่สมควรจะทำลายแล้วยื่นหนังสือเสนอต่อคณะกรรมการดำเนินการ เพื่อพิจารณาเมื่อเห็นว่้าสมควรทำลายเอกสารได้ให้ตั้งคณะกรรมการทำการคัดเลือกเอกสาร และควบคุมการทำลายขึ้นอย่างน้อยสามคน โดยมีหน้าที่ดังนี้